Plantillas y Formatos de Inventarios en Word y Excel

Muchas personas tiene el mal pensamiento de que para tener un inventario de su empresa, sea pequeña, mediana o grande se debe tener un sistema o software, pues déjame darte la buena noticia de que no es así, ya que lo puedes hacer por medio de Word o Excel puedes llevar tu inventario. En tal sentido es muy fácil de realizar y te ayudará mucho al momento de llevar el control del almacén de tu empresa. En esta web puedes descargar formatos de inventarios.

Partes de tu inventario

Crearás 3 tablas: 

  1. Tabla de inventario y stock de productos: En esta tabla vas a realizare el inventario y le colocaras, el  código del producto, descripción del producto, existencia inicial, entrada, salida y por ultimo stock. También se pueden colocar en esta tabla lo que consideres necesario como por ejemplo precio o cualquier otro que sea relevante para ti.
  2. Tabla de salidas: Esta es básicamente la tabla donde vas a reflejar las ventas y colocaras los datos mínimos como lo son: número de factura, fecha, código del producto, descripción del producto y la cantidad vendida.
  3. Tabla de entradas: En esta tabla se va a reflejar las compras realizadas y solo debes colocar, número de factura, fecha, código del producto, descripción, y la cantidad comprada.
  • Para la elaboración de las tablas no debes colocar el mouse en una celda, ve a la pestaña insertar y seleccionas tablas, debes maraca la opción de con encabezado.
  • En cuanto crees la tabla deberás colocarle los nombres correspondientes.
  • Ya para finalizar seleccionas el estilo que más te guste.

Descripción automática de tus artículos de inventario y stock

Es muy importante saber esto, ya que nos permitirá que se actualice las cifras de manera automática cuando agreguemos alguna de las ventas en la tabla de inventario y para ello debemos colocarlos en la primera celda de descripción del producto y colocar esta fórmula.

=BUSCARV([CÓDIGO PRODUCTO];PRODUCTOS;2;FALSO)

Dónde:

  • Valor buscado, Esto corresponde al código del producto.
  • Matriz buscar en, la tabla de productos, ya que anteriormente se le dio este nombre a dicha tabla, o también podemos seleccionar con el mousse.
  • Indicador de columnas, Esto hace referencia a la columna donde se encuentra nuestra tabla de productos en nuestro caso es el 2 por ello está marcado.
  • Ordenado, Escribimos la palabra falso para que se esta manera busque las coincidencias.

Esta fórmula se debe escribir en las dos tablas, tanto en la de salida como de entrada.

Suma de entradas y salidas para el manejo de inventarios

Para que nos sume de manera automática debemos utilizar la siguiente formula, recordemos que se debe colocar en las dos tablas, en la de entrada como la de salida. No debemos colocar en la primera celda de entrada o salida y colocamos esta fórmula:

=SUMAR.SI(ENTRADAS[CÓDIGO PRODUCTO];[@[CÓDIGO PRODUCTO]];ENTRADAS[CANTIDAD])

Dónde:

  • Rango, Corresponde al rango donde se realizada la búsqueda del criterio a introducir. Es nada más que los códigos de la tabla entrada o salida.
  • Criterio, Se buscara en donde hemos seleccionado, en este caso será el código del producto (En la fila que se ha colocado la formula) en la tabla de productos.
  • Rango de suma, Esto será la sumatoria en esa celda, en el ejemplo seria para la tabla de entradas.

Automatizar el stock del inventario

Esto es para tener un total generar del producto debes colocarla en la celda Stock de la tabla de productos, y te hará la suma de la entrada y la resta de la salida con la existencia para darte el total. Esta es la fórmula que vas a colocar.

=[@[EXISTENCIAS INICIALES]]+[@ENTRADAS]-[@SALIDAS]

De esta manera cuando se agregue alguna entrada o salida se realizara automática la suma o resta y te reflejara el total correspondiente. 

Recomendamos realices inventario por lo mínimo una vez al año, todos los 31 de diciembre y comenzaras nuevamente el 1 de enero con una nueva tabla.

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